Auditoria e Controle Interno

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Apresentação

A Secretaria de Auditoria e Controle Interno (SAUCI) é unidade integrante do sistema de controle interno do Poder Judiciário Federal e está subordinada à Presidência do Tribunal Regional do Trabalho da 23ª Região, competindo-lhe a avaliação dos controles internos do Tribunal.

A SAUCI tem por finalidade as atividades de auditorias contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, além de apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional.

Controles internos são o conjunto de atividades, planos, métodos, indicadores e procedimentos interligados com vistas a assegurar a conformidade dos atos de gestão.

Auditoria é o exame sistemático, aprofundado e independente para avaliação da integridade, adequação, eficácia, eficiência e economicidade dos processos de trabalho, sistemas de informações e controles internos administrativos.

As atribuições, competências e limites de atuação da SAUCI estão definidas no art. 74 da Constituição Federal, nas Resoluções CNJ n. 86/2009 e 171/2013 e, no âmbito do TRT 23, na Resolução Administrativa n. 101/2010.

Adicionalmente, a atuação da SAUCI, enquanto unidade de auditoria e parte integrante do sistema de controle interno, é orientada pelo conjunto de boas práticas publicadas ou reconhecidas por entidades como: Conselho Federal de Contabilidade (CFC), Tribunal de Contas da União (TCU), Instituto de Auditores Internos do Brasil (IIA Brasil), Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC), Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) e Federação Internacional de Contadores (IFAC).

Normas

(Desculpem-nos eventuais transtornos. Esta página está em construção)

 

 

* Nota: Normas profissionais obrigatórias aos profissionais contadores que exercem a função de auditores internos.

 

Veja abaixo algumas referências de boas práticas e estruturas (frameworks) de conhecimento utilizados pela SAUCI como apoio no desempenho de suas atribuições:

Planos de auditoria
Relatórios
Monitoramento

(Desculpem-nos eventuais transtornos. Esta página está em construção)

 

ACESSE> Monitoramento das Recomendações contidas no Relatório de Auditoria n. 1/2016

 

 

INFORMAÇÕES SOBRE PROVIDÊNCIAS ADOTADAS DECORRENTES DAS RECOMENDAÇÕES CONTIDAS NO RELATÓRIO DE AUDITORIA N. 01/2016

Da Auditoria de Gestão realizada pela Secretaria de Auditoria e Controle Interno no exercício de 2016, relativa à Gestão 2015, resultou o Relatório de Auditoria nº 01/2016, com oito recomendações, que foi disponibilizado para o TCU, em 26/09/2016, por intermédio do sistema e-Contas.

Em função das recomendações contidas no referido relatório, as unidades de apoio administrativo, por determinação superior, prestaram informações sobre as providências adotadas.  No final do exercício de 2016, do rol de recomendações, quatro foram consideradas atendidas, duas estão em andamento e uma foi considerada parcialmente atendida e em andamento, sendo a totalidade suscetível de monitoramento. O resultado das recomendações encontra-se evidenciado abaixo:

 

Relatório Auditoria

Data

Processo

Assunto

01/2016

16/09/2016

TRT nº 582/2016

Gestão 2015

 

Item 2.1.1.7. Recomendação: Aperfeiçoar a documentação dos instrumentos de planejamento de nível tático para melhor evidenciar a vinculação existente com as iniciativas estratégicas institucionais do TRT 23ª Região, podendo adotar como modelo de referência o Plano Diretor de TIC 2016-2017, vinculando, posteriormente, a esses instrumentos, as ações previstas nos planos operacionais.

Providências: Em consonância com a recomendação constante no “Relatório de Auditoria: Prestação de Contas Gestão 2015”, o Tribunal passou a documentar a vinculação existente entre o plano operacional, tático e estratégico, que pode ser consultado no portal institucional  (acesse aqui)

Situação em 31/12/2016: recomendação atendida.

 

 

Item 2.1.2.7. Recomendação: a) Avaliar e demonstrar a contribuição da execução de cada ação, iniciativa e projeto para a realização dos objetivos a que se vinculam; b) Evidenciar as causas que contribuam para a realização das metas, mesmo quando estas não sofram influência direta de ações, iniciativas e projetos estratégicos.

Providências: Em consonância com a recomendação constante no “Relatório de Auditoria: Prestação de Contas Gestão 2015”, o Tribunal revisou o instrumento que realiza a mensuração do alcance dos objetivos estratégicos e táticos, a pesquisa de satisfação institucional. Com o fito de permitir que cada uma das perguntas pudesse conferir uma análise qualitativa, bem como identificar se o conjunto de ações destinados a contribuir com determinado objetivo tático e estratégico foram de fato efetivos, a Coordenadoria de Gestão Estratégica em conjunto com outras unidades da Administração revisou cada uma das perguntas, com foco na clareza, objetividade e priorização da vinculação de todas as perguntas com todos objetivos táticos e estratégicos institucionais. Com a adoção da planilha de vinculações entre planejamento operacional, tático e estratégico, o resultado da pesquisa permitiu com que a Administração avaliasse a contribuição do conjunto de ações para a realização dos objetivos táticos e estratégicos. A Administração passou a identificar e avaliar as causas, que apesar de não sofrerem influência direta de ações, iniciativas e projetos estratégicos, ainda assim contribuíram de certa forma para ao alcance das metas. A análise dessas causas constam do relatório de estratégia.

Situação em 31/12/2016: recomendação atendida.

 

 

Item 2.2.1.7. Recomendação: Estabelecer mecanismos de controle que assegurem a observância do disposto nas normas que disciplinam o instituto da redistribuição de cargos efetivos.

Providências: Em consonância com a recomendação constante no “Relatório de Auditoria: Prestação de Contas Gestão 2015”, o Tribunal revisou os seus instrumentos que tratam da redistribuição, de modo a assegurar a fiel observância do disposto nas normas que disciplinam esse instituto.

Inicialmente, revisou a RA TRT23 nº 160/2009, uma vez que a composição e as competências da Comissão Mista já não se coadunavam plenamente com as diretrizes fixadas no acórdão nº 3.023/2013 do Plenário do Tribunal de Contas da União. Dessa forma, a Comissão Mista foi extinta e, ao mesmo tempo, por meio da RA TRT23 nº 60/2016, foi criado o Comitê Estratégico de Gestão de Pessoas, também denominado pela Resolução CNJ nº 240/2016 de Comitê Gestor Local de Gestão de Pessoas.

De outro lado, revisou os fluxos e procedimentos relacionados à redistribuição de cargos efetivos (Portaria TRT/DG/GP nº 0213/2017), para os 03 (três) casos abaixo:

  1. Provocação de outros Órgãos do Judiciário Federal a este Tribunal;
  2. Publicação de edital por outro Órgão do Judiciário Federal;
  3. Provocação do TRT 23ª Região a outro Órgão do Judiciário Federal.

Além disso, foram estabelecidas as tratativas internas para cada unidade do Tribunal na qual o processo tramita (Portaria TRT/DG/GP nº 0223/2017).

Registra-se que apenas no ano de 2016 foram efetivadas mais de 20 redistribuições (Processos devidamente formalizados no PROAD), sendo que todos contaram, necessariamente, com os devidos pareceres técnicos, previsto na legislação em vigor.

Por fim, como nova medida de aprimoramento, publicou-se a Portaria TRT/DG/GP nº 0223/2017 que, além da atualização do fluxo, prevê expressamente, a juntada aos autos de certidão informando a observância de todos os requisitos legais (checklist), antes de se submeter o feito para deliberação do Presidente.

Portanto, diante do exposto, ciente da necessidade de assegurar a observância do disposto nas normas que disciplinam o instituto da redistribuição de cargos efetivos, o TRT 23ª Região alinhou com a Coordenadoria de Gestão Funcional e Secretaria Jurídica o procedimento padrão de instrução dos processos de redistribuição. O alinhamento, em questão, focou no estabelecimento de checklists obrigatórios e fluxo padrão dos processos.

Situação em 31/12/2016: recomendação atendida.

 

 

Item 2.2.2.7. Recomendação: a) na instrução processual, não deixar de observar os controles previstos nas normas que regulamentam os temas objeto dos processos; b) estabelecer mecanismos que evidenciem ao gestor, antes da expedição dos atos, que foram aplicados todos os controles durante a instrução processual.

Providências: Em consonância com a recomendação constante no “Relatório de Auditoria: Prestação de Contas Gestão 2015”, o Tribunal revisou os seus instrumentos que tratam da redistribuição, de modo a assegurar a fiel observância do disposto nas normas que disciplinam esse instituto.

Inicialmente, revisou a RA TRT23 nº 160/2009, uma vez que a composição e as competências da Comissão Mista já não se coadunavam plenamente com as diretrizes fixadas no acórdão nº 3.023/2013 do Plenário do Tribunal de Contas da União. Dessa forma, a Comissão Mista foi extinta e, ao mesmo tempo, por meio da RA TRT23 nº 60/2016, foi criado o Comitê Estratégico de Gestão de Pessoas, também denominado pela Resolução CNJ nº 240/2016 de Comitê Gestor Local de Gestão de Pessoas.

De outro lado, revisou os fluxos e procedimentos relacionados à redistribuição de cargos efetivos (Portaria TRT/DG/GP nº 0213/2017), para os 03 (três) casos abaixo:

  1. Provocação de outros Órgãos do Judiciário Federal a este Tribunal;
  2. Publicação de edital por outro Órgão do Judiciário Federal;
  3. Provocação do TRT 23ª Região a outro Órgão do Judiciário Federal.

Além disso, foram estabelecidas as tratativas internas para cada unidade do Tribunal na qual o processo tramita (Portaria TRT/DG/GP nº 0223/2017).

Registra-se que apenas no ano de 2016 foram efetivadas mais de 20 redistribuições (Processos devidamente formalizados no PROAD), sendo que todas contaram, necessariamente, com os devidos pareceres técnicos, previsto na legislação em vigor.

Por fim, como nova medida de aprimoramento, publicou-se a Portaria TRT/DG/GP nº 0223/2017 que, além da atualização do fluxo, prevê expressamente, despacho da Diretoria Geral certificando a observância de todos os requisitos legais (checklist), antes do encaminhamento do feito para deliberação do Presidente.

Portanto, diante do exposto, ciente da necessidade de assegurar a observância do disposto nas normas que disciplinam o instituto da redistribuição de cargos efetivos, o TRT 23ª Região alinhou com a Coordenadoria de Gestão Funcional e Secretaria Jurídica o procedimento padrão de instrução dos processos de redistribuição. O alinhamento, em questão, focou no estabelecimento de checklists obrigatórios e fluxo padrão dos processos.

Situação em 31/12/2016: recomendação atendida.

 

 

Item 2.3.1.7. Recomendação: definir, aprovar e implementar política de gestão de riscos no âmbito deste Tribunal.

Providências: Como mencionado em outras oportunidades, de um modo geral, a gestão de riscos ainda é incipiente no serviço público, sendo a sua efetivação (não apenas a aprovação formal de planos) um desafio para as organizações dessa natureza. No entanto, é importante destacar que a ausência de uma política de gestão de riscos formalmente aprovada, não significa, necessariamente, ausência de gestão de riscos.

No caso do TRT 23ª Região, embora ainda não possua um plano de gestão de riscos formalmente aprovado, nos últimos anos, implementou diversas iniciativas (preliminares) correlatas a essa área, objetivando não apenas criar condições para uma futura elaboração e aprovação de um plano de gestão de riscos, como também, mitigar aqueles detectados.

A lógica adotada foi baseada na premissa de que o planejamento é parte essencial do processo de identificação de riscos e, as ações, por sua vez, quando implementadas de forma coordenadas, guardando correlação com o planejamento que as originaram, tendem a mitiga-los.

Nesse sentido, a primeira iniciativa consistiu na elaboração e aprovação de um Plano de Gestão de longo prazo, quando, no serviço público e, mais especificamente no Poder Judiciário, o tema ainda era pouco difundido (2008). E mais recentemente, a segunda iniciativa foi o desdobramento do planejamento estratégico (longo prazo) em nível tático (médio prazo) e operacional (curto prazo).

Além do foco no planejamento e seus desdobramentos, o Tribunal adotou diversas ferramentas tecnológicas de forma a melhorar seus procedimentos internos, a exemplo do sistema de Processo Judicial Eletrônico (PJe), sistema Processo Administrativo Virtual (PROAD) e Sistema Integrado de Gerenciamento (SIG), business intelligence, o qual possibilita à organização uma análise concatenada de sua estratégia e, indiretamente, uma análise dos principais riscos relacionados à continuidade do seu negócio: entrega da prestação jurisdicional.

Outra frente que se iniciou no ano de 2016 e ainda está em curso, é a verificação de conformidade institucional no tocante às normas vigentes para as diversas áreas (TI, gestão de pessoas, orçamento, contratos, etc.), já que o principal risco a que está submetida a administração pública e que, portanto, deveria ser anulado ou mitigado é a inobservância da Lei em sentido amplo.

Em outras palavras, visando fortalecer os mecanismos difusos de controle interno e ao mesmo tempo fazer um diagnóstico dos principais riscos a que está exposto o Tribunal, as unidades da área administrativa, notadamente, TI e gestão de pessoas fizeram criteriosa análise de conformidade das normas a que estão submetidas, com consequente elaboração de plano de trabalho para as adequações necessárias. Tal prática, avaliada como bem sucedida pela administração e como precursora para elaboração de uma política de gestão de riscos, foi ampliada para as demais áreas administrativas do Tribunal e reforçada pela implantação da correição administrativa.

Registra-se que, antes de tudo, é necessário que os gestores identifiquem, com o auxílio da unidade de controle interno, se for o caso, as exigências legais para as suas áreas (“matriz de riscos” elaborada pelo legislador e/ou pelos órgãos de controle), pois somente assim terão condições de fazer uma análise ampla do cenário, identificando as principais fragilidades da área, os riscos a que estão expostas e as suas possíveis formas de mitigações.

Por fim, cabe ressaltar que o Tribunal recebeu um software atualizado para gestão de riscos custeado pelo CSJT, o Risk Manager. Atualmente o sistema está em uso na área de TI e tem como projeto piloto a análise de riscos do Processo Judicial Eletrônico – PJe, com foco na sua continuidade. Espera-se que a área de TI, que passou por treinamentos específicos para utilização da ferramenta, possa desenvolver uma metodologia de análise de riscos que sirva de base para outras unidades do Tribunal.

Dessa forma, embora o Tribunal ainda não tenha uma política de riscos consolidada ou formalmente aprovada, está atuando para a sua elaboração, inclusive, com investimento em cursos de capacitação, já que, conforme destacado inicialmente, trata-se de tema relativamente novo para o serviço público. 

Situação em 31/12/2016: atendimento da recomendação em andamento.

 

 

Item 2.3.2.7. Recomendação: definir, aprovar e implementar diretrizes para avaliação do desempenho dos magistrados e desembargadores que exerçam papéis de gestores.

Providências: Está em curso no TRT 23ª Região a implementação de uma série de iniciativas estratégicas afetas à gestão de pessoas e organizadas por meio do Programa de Desenvolvimento Humano – PDH.

Instituído em maio de 2015, a partir da proposta constante do Plano de Gestão 2014-2020, o PDH inicialmente tinha como escopo construir a base necessária para a definição da política de gestão de pessoas do Tribunal - seleção por competências, movimentação interna, desenvolvimento, valorização dos servidores e controle de resultados.

Iniciada a gestão do Tribunal para o biênio 2016/2017, com a criação da Coordenadoria de Desenvolvimento Humano, a área de gestão de pessoas promoveu um diagnóstico das atividades organizacionais em relação aos normativos afetos à gestão e governança de pessoas, tendo como referencial de análise os normativos publicados pelo CNJ, CSJT e, principalmente, o acórdão TCU 3023/2013, que trata da avaliação do índice iGovPessoas.

Concluído o diagnóstico, a identificação de oportunidades de melhorias e de novos desafios suscitou o redesenho do Programa de Desenvolvimento Humano. Identificou-se, portanto, a necessidade de desenvolver um modelo de gestão de pessoas mais amplo, estruturado em 4 (quatro) grandes eixos de atuação institucional, quais sejam:

- Qualidade de vida no trabalho;

- Desenvolvimento das capacidades e crescimento contínuo;

- Orientação por processos e informações;

- Sistemas de informação.

Ficou definido como objetivo do PDH efetivar, até 2020, uma política de gestão de pessoas alinhada à estratégia organizacional e às boas práticas de governança, notadamente àquelas constantes do iGovPessoas – TCU. Atualmente tramitam diversos processos na instituição relacionados ao Programa de Desenvolvimento Humano (matrizes de competências, desenvolvimento gerencial, processo seletivo por competências, banco de talentos, entre outros).

Dessa forma, a avaliação de desempenho dos magistrados que desempenham papéis de gestores é uma boa prática que será comtemplada com a implantação da política de gestão de pessoas, prevista no PDH, não obstante, há que se ponderar que a implementação de um instrumento dessa natureza pressupõe, necessariamente, o atendimento de alguns requisitos fáticos e procedimentais, previstos no próprio PDH, a saber:

- elaboração dos formulários de avaliação dos gestores;

- treinamento e desenvolvimento de avaliados e avaliadores para o feedback;

- consolidação de uma cultura de compreensão, respeito e valorização do feedback;

- consolidação de critérios de governança correlatos que assegurem a independência do processo avaliativo;

- implantação da avaliação 360º, haja vista que os magistrados não possuem superior hierárquico para avalia-los enquanto gestores.

Assim, as ações adotadas pelo Tribunal até então estão em consonância com a recomendação do TCU – definir, aprovar e implantar diretrizes para a avaliação... – posto que possibilitam a construção de uma base sólida da qual advirá instrumentos gerenciais, a exemplo da avaliação dos gestores, incluindo, os magistrados, prevista para ser implementada até 2020.

Situação em 31/12/2016: atendimento da recomendação em andamento.

 

 

Item 2.3.3.7. Recomendação: incluir atividade que contemple a avaliação periódica de riscos relacionados à gestão de pessoas e a eficácia dos respectivos controles nos planos anuais de auditoria.

Providências: A avaliação periódica de riscos, tanto daqueles relacionados à gestão de pessoas como de outras áreas, deve ser uma disciplina inerente da política de gestão de riscos institucional.

Como já manifestado no item 2.3.1.7, este Tribunal vem dando seguimento na definição desta política através de três frentes: desdobramento do planejamento em ações; adoção de ferramentas tecnológicas de gestão; e implementação das matrizes de conformidade para todas as áreas do Tribunal.

As matrizes de conformidade da área de gestão de pessoas, neste momento, já possibilitam a realização de análises e avaliações de riscos, que na visão desta Administração, deveriam ser eliminados ou mitigados de antemão, por estarem relacionados à aplicação da Lei em sentido amplo.

Sugere-se, portanto, que a SAUCI inclua, no seu plano de trabalho, a atividade de avaliação de riscos afetos à área de gestão de pessoas, baseando-se nas matrizes de conformidade já elaboradas pela área.

O Plano Anual de Auditoria para o exercício de 2017 contemplou a realização de auditoria operacional e de conformidade na área de gestão de pessoas com escopo de analisar os pagamentos dos auxílios alimentação, creche, saúde e moradia, dos adicionais de qualificação e capacitação, das gratificações de atividades externa e de segurança para verificação se estes refletem as informações cadastrais e se estão de acordo com a legislação vigente.

Situação em 31/12/2016: recomendação atendida.

 

 

Item 2.4. Recomendação: promover gestão junto à Secretaria do Patrimônio da União – SPU e às administrações dos municípios de Jaciara e Mirassol D’Oeste visando agilizar a regularização dos imóveis.

Providências: Conforme consta do Memorando CPT/ST nº 009/2017 (Item 2_4 - anexo), o imóvel da vara do trabalho de Jaciara já se encontra incorporado à União.

Em relação à regularização do imóvel da vara do trabalho de Mirassol D´Oeste, a documentação foi enviada à SPU, contudo, a Sra. Tabeliã do cartório de registro de imóveis da cidade de Mirassol D´Oeste suscitou dúvida à juíza da comarca correspondente, uma vez que já havia uma lei anterior doando o mesmo imóvel a outro Órgão. A Sra. Magistrada, por sua vez, encaminhou os autos ao Ministério Público, que se manifestou favoravelmente à declaração de reversão da doação do imóvel, conforme depreende-se do andamento processual em anexo.

Situação em 31/12/2016: recomendação parcialmente atendida e em andamento.

 

Informações prestadas pelas seguintes unidades de apoio administrativo:  Diretoria Geral, Coordenadoria de Gestão Estratégica e Coordenadoria de Gestão Funcional